Leitfaden für Projektpartner:innen / Co-Veranstalter:innen
WIR SIND WIEN.FESTIVAL 2024
ZUSAGE
Sie haben von uns eine schriftliche Zusage erhalten Ihr Projekt / Projektreihe im Rahmen des WIR SIND WIEN.FESTIVALs umzusetzen. Die Zusage wird nach rechtzeitiger Übermittlung Ihrer vollständigen Projekt- & Kontaktdaten und PR Materialien (s.u.) bis spätestens 14. Februar 2024 an uns wirksam und zwar:
PROJEKTDATEN / KONTAKTE
• der relevanten Ansprechpartner:innen, dh.
Ihre und ggf. der Produktion / PR / Künstler:innen, Location, o.ä.
bitte jeweils mit Mail & Tel. Kontakt/e
• verbindliche Projektdaten:
Veranstaltungs-Titel, ggf. Künstler:innen Namen in richtiger Schreibweise;
Aufbau-, Beginn- & End-Zeiten, VA Ort/e mit Namen/ Adresse/n &
Infos zu Anreise: Bus- & U-Bahn Station, barrierfrei, sonstige relevante Infos
TEXT- & BILDMATERIAL FÜR DAS WSW PROGRAMMHEFT 2022
Redaktionsschluss: 14. Februar 2024
• Texte für diverse Werbemaßnahmen, sowohl in Kurz- (100 Zeichen inkl. Leerzeichen) als auch in Langfassung (ca. 700 Zeichen inkl. Leerzeichen)
• Bildmaterial: 2- 3 Fotos, JPG (Auflösung mind. 300 dpi; Format 13 x18cm) mit Fotocredit am Bild, sowie ggf. ein druckfähiges Logo der Veranstaltung/ Veranstalter:in
BEHÖRDENANMELDUNGEN (MA 42/46/36 oä)
Deadline: 30. März 2024
Seit 2020 ist ein neues Veranstaltungsgesetz in Kraft, hier sind bitte die neuen Richtlinien und Vorlaufzeiten von ca. 8 Wochen zu beachten. Bei eventuellen Unsicherheiten halten Sie unbedingt rechtzeitig Rücksprache mit uns.
• Die Anmeldung bei der MA 36 (auch evtl. Eignungsfeststellungen und Sperrstundenerstreckung), sowie Anträge bei weiteren Behörden / Magistrat (MA 42 / 46 o.ä.) hat durch die Projektpartner*Innen zu erfolgen.
• Mind. 48 Std. vor Einreichfrist sind die Unterlagen/Formblätter mit der Produktionsleitung junker@basiskultur.at abzustimmen.
• Der Behördenantrag bei der MA36 und ev. anderen Magistratsabteilungen muss den Zusatz „Im Rahmen des WIR SIND WIEN.FESTIVALS 2024“ tragen, damit die Kosten von Basis.Kultur.Wien übernommen werden können!
• Die Kopien der Einreichunterlagen und die Bescheide sind auch an die
Basis.Kultur.Wien / Produktionsleitung WSW zu übermitteln!
AKM
Für die im Rahmen des Festivals stattfindenden Projekte mit freiem Eintritt, werden die AKM-Gebühren von Basis.Kultur.Wien übernommen.
Die Titellisten müssen von den Partner:innen/Künstler:innen der AKM selbst übermittelt werden
CORPORATE DESIGN RICHTLINIEN
Basis.Kultur.Wien behält sich vor, ausgewählte, geförderte Projekte in die Festivalbroschüre aufzunehmen und zu bewerben (Pressemeldungen, Plakate, Facebook, Interviews etc.).
Der/die Projektpartner:innen sind verpflichtet, bei ihrer Bewerbung der WIR SIND WIEN.FESTIVAL Veranstaltung/en die Richtlinien von Basis.Kultur.Wien einzuhalten:
• Die korrekte Bezeichnung und Schreibweise des Festivals lautet:
WIR SIND WIEN.FESTIVAL
• Für die Bewerbung der von Basis.Kultur.Wien geförderten Veranstaltung/en im Rahmen des Festivals sind das Basis.Kultur.Wien-Logo UND das WIR SIND WIEN-Logo zu verwenden. Und zwar wie folgt:
• Das WIR SIND WIEN. FESTIVAL - Logo
Die Platzierung muss auf der Vorderseite (Flyer/Programm) und auf jeden Fall im oberen Drittel (Flyer/Poster) der Werbematerialien sein.
• die Logo Größe des WSW Logo sollte im Verhältnis zu anderen Koop-Logos um ca. 1/3 größer sein bzw. gleichgroß mit dem Partner:innen/ Co-Veranstalter:innen Logo.
Hier finden Sie die WSW Logos: https://wirsindwien.com/presse-2/logos/
• Alle Werbemittel für das geförderte Projekt müssen freigeben werden,
diese bitte wenigstens 24 Std. Vor DU-Schluß per Mail an
junker@basiskultur.at senden.
• Bei Ihren eigenen Presseaussendungen, Homepage, Flyer, Socialmedia Kanälen, Website, sonstigen Veröffentlichungen etc. muss zusätzlich zur Logo-Verwendung immer auch im Text kommuniziert werden, dass das Projekt im Rahmen des WIR SIND WIEN.FESTIVAL stattfindet.
• Facebook Veranstaltungen sind WIR SIND WIEN.FESTIVAL und die Basis.Kultur Wien als Co-Host zu erstellen mit dem jeweiligen Sujet (inkl Logo WSW). Ausnahmen/Änderungen nur nach vorheriger Absprache.
• Zu verwendender Hashtags: #wirsindwienfestival
Sind die erstellten Werbemittel oder Online VA nicht eindeutig als Teil des
WIR SIND WIEN.FESTIVALs zu erkennen, kann das zum Entzug der Projektförderung führen.
ERSTELLUNG VON DRUCKWERKEN DURCH BASIS.KULTUR.WIEN:
Deadline: 10. April 2022
Pro Projekt können ca. 500 Stück A6 Flyer, 50 Stück A3 Plakat Ausdrucke je nach Bedarf/Absprache.von der Basis.Kultur.Wien direkt produziert werden.
• Die druckfähigen Unterlagen sind von den Projektpartner:Innen bereitzustellen
(300dpi / mit Beschnittzeichen)
VOR ORT BEWERBUNG DURCH PROJEKTPARTNER:INNEN
Die ProjektpartnerInnen verpflichten sich das Werbematerial zeitgerecht bei Basis.Kultur.Wien abzuholen bzw. selbst zu erstellen und auch zu verwenden:
• Im Vorfeld wird um Verteilung bzw. Auflage in den /um den Veranstaltungsort z.B. auch Shops & Cafe´s im Umfeld (mit deren Zustimmung) ersucht.
• Am Veranstaltungstag sind die beigestellten Festival-Programmhefte und eigene Werbemittel gut sichtbar aufzulegen bzw. anzubringen, hierfür werden auch…
• WSW Fahnen & Ständer für die WSW Programme beigestellt, diese
müssen einen Tag vor der Veranstaltung bei der Basis.Kultur Wien (Vogelweidplatz 9, 1150 Wien) abgeholt und zeitnah zurückgebracht werden.
Ist die Veranstaltung nicht eindeutig als WIR SIND WIEN.FESTIVAL Veranstaltung zu erkennen, kann das zum Entzug der Projektförderung führen.
DURCHFÜHRUNG DER VERANSTALTUNGEN
Die Projektpartner:innen sind selbst Veranstalter:innen und verpflichten sich, die Veranstaltung wie vereinbart im Rahmen des WSW Festivals durchzuführen.
• Änderungen bedürfen immer der Genehmigung der Basis.Kultur.Wien.
• Vorher festgelegte Ersatztermine sind möglich und müssen vor Drucklegung des Programmes abgeklärt werden (bei einer solchen Verschiebung entfällt dann das „Absage-Honorar“).
• Im Falle einer endgültigen Absage wegen Schlechtwetters oä. werden 50% des Brutto-Künstlerhonorars ausbezahlt.
• Bereits zu dem Zeitpunkt einer Absage angefallene Kosten können nach Absprache und Nachweis auch übernommen werden.
• Eine Absage erfolgt ausschließlich über die Basis.Kultur.Wien/WSW Festival.
DOKUMENTATION
Deadline: FR 29. Juli 2022
Die Projektpartner:innen verpflichten sich, das Projekt / die Veranstaltung/en zu dokumentieren, dies ist Teil der Abrechnungsrichtlinien.
Folgende Unterlagen sind nach Abschluss der Veranstaltungen (gemeinsam mit der Abrechnung) an Basis.Kultur.Wien zu übermitteln:
• detaillierter Projektbericht
• Besucherstatistik (Anzahl Besucher weibl./männl./div. - geschätzt)
• Bildmaterial (auch Handy Foto/ ggf.Video )
ABRECHNUNG
Deadline: FR 29. Juli 2022
• Die Abrechnung erfolgt durch Vorlage aller Originalbelege (Fremdkosten), die in einer Saldierungsliste (s. Beispiel Anlage) erfasst werden müssen und der Vorlage der entsprechenden Bankkontoauszüge oder Bar-Quittungen, als Nachweis, dass diese gezahlt wurden.
• Das eigene Honorar kann direkt nach der Veranstaltung - mit Beschreibung der/denTätigkeit/en und dem Zeitraum - gestellt werden.
• Das sollte am besten nach Ermittlung aller Fremdkosten geschehen, um gleich eine wahrscheinliche Differenz aus der ersten Teil-Zahlung (den geschätzten Fremdkosten) auszugleichen.
• Sollten ausländische Künstler:innen beschäftigt werden, die der Abzugssteuer nach §99EstG unterliegen, so sind Sie als Förderwerber verpflichtet diesen Abzug vor zu nehmen und ordnungsgemäß abzuführen.
• Die Rechnungslegung beginnt mit Datum dieser Zusage und endet mit dem Projektende – Datum: 24.06.2022.
• Die Rechnungsanschrift lautet
Basis.Kultur.Wien / WIR SIND WIEN. FESTIVAL
z. Hd. A. Junker / K. Hoffmann
Vogelweidplatz 9
1150 Wien
• Bitte senden Sie Rechnungen/Honorarnoten per E-Mail an junker@basiskultur.at
Unabhängig von der Zusage können Auszahlungen immer erst nach Einlangen der
Subvention der MA7 bei der Basis.Kultur.Wien erfolgen.
Sollte die Förderung nicht widmungsgemäß verwendet worden sein bzw. nicht ordnungsgemäß abgerechnet werden, wird der Betrag von Basis.Kultur.Wien rückgefordert!
Im Interesse eines reibungslosen Ablaufs, ersuchen wir um Vorlage der notwendigen Unterlagen innerhalb der vorgegebenen Fristen !
Übermittlung aller relevanten Infos immer per Mail an:
Basis.Kultur.Wien
WIR SIND WIEN. FESTIVAL
z.Hd. Andrea M. Junker (Produktionsleitung)
od. Karin Hoffmann (Festivalleitung)
Vogelweidplatz 9
1150 Wien
Tel: 01 982 24 61 170
Mobil 0699 18186293