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LEITFADEN FÜR PROJEKT-PARTNERINNEN / CO-VERANSTALTERINNEN

WIR SIND WIEN.FESTIVAL 2023

Teil 1
ANSUCHEN / ZU- bzw. ABSAGEN
Bis zum 30. November 2022 erfolgt Ihre verbindliche Einreichung per Online Formular inkl. detaillierter Kalkulation.

Eventuelle Nachfragen seitens der WIR SIND WIEN.FESTIVAL Leitung erfolgt bis ca. Ende Jänner 2023 und danach folgen die Zu- bzw. Absagen im Februar.

Teil 2
ZUSAGE / ZAHLPLAN an ProjektpartnerInnen / Co-VeranstalterInnen
Sie haben eine Projekt-Zusage erhalten:

  • Die Überweisung der zugesagten Unterstützung erfolgt nach Absprache eines individuellen Zahlplans, frühestens jedoch nach Erhalt der unten genannten PR-Materialien.

für Zahlungen gilt generell:

  • Vereine/Firmen stellen bis max. 75 % der veranschlagten Kosten vorab in Rechnung bzw.
  • Einzelpersonen zunächst nur die zu erwartenden Fremdkosten.
    Direkt nach dem Festival erfolgt die Projekt-Abschlussrechnung zusammen mit der Endabrechnung, d.h. Belegaufstellung aller Fremd- & Eigenkosten sowie Abgabe des Berichts/Dokumentation Ihrer Veranstaltung im Rahmen des
    WIR SIND WIEN.FESTIVALS
  • Rechnungen/Honorarnoten müssen den rechtsgültigen Rechnungskriterien entsprechen.
  • Unabhängig vom Zeitpunkt der Zusagen können Auszahlungen immer erst nach Einlangen der Subvention der MA7 bei der Basis.Kultur.Wien erfolgen.

PR TEXTE UND BILDMATERIAL
Bitte übermitteln Sie uns diese bis zum Redaktionsschluss: 20. Februar 2023

  • Verbindliche Projektdaten (Titel, Künstlernamen, Zeiten, Orte, Kontakte, etc.)
  • Texte für Programm & diverse Werbemaßnahmen, sowohl in Kurz- (100 Zeichen inkl. Leerzeichen), als auch in Langfassung (ca. 700 Zeichen inkl. Leerzeichen)
  • Bildmaterial: drei Fotos als JPG (Auflösung mind. 300 dpi; Format 13x18cm, Quer- und Hochformat) jeweils mit Fotocredit im File-Namen sowie ggf. ein druckfähiges Logo des Veranstalters

Bitte senden Sie das gesamte Material an Grafik / Mag. Ewa Kaja, kaja@basiskultur.at & Produktion / Andrea M. Junker junker@basiskultur.at

CORPORATE DESIGN RICHTLINIEN (Logos und Schriftzug)
Basis.Kultur.Wien behält sich vor, ausgewählte geförderte Projekte in die Festivalbroschüre aufzunehmen und zu bewerben (Social Media, Pressemeldungen, Plakate, Interviews etc.).

Die ProjektpartnerInnen sind verpflichtet, bei ihrer Bewerbung der WIR SIND WIEN.FESTIVAL Co-Veranstaltungen die Richtlinien von Basis.Kultur.Wien einzuhalten:

Logos

  • Auf allen Werbemitteln muss das WIR SIND WIEN.FESTIVAL-Logo auf der Titelseite im oberen Drittel platziert werden
  • das Basis.Kultur.Wien-Logo muss im unteren Drittel oder bei Flyern / Programmen auch auf Rückseiten platziert werden
    Logos zum Download

Erwähnung und Platzierung des Schriftzuges

Korrekte Bezeichnung und Schreibweise: WIR SIND WIEN.FESTIVAL 2023

  • Bei eigenen Presseaussendungen, Homepages, sonstigen Veröffentlichungen etc. muss zusätzlich zur oben genannten Logo-Platzierung kommuniziert werden, dass das Projekt „im Rahmen vom WIR SIND WIEN.FESTIVAL 2023“ stattfindet.
  • Facebook Veranstaltungen sind immer mit Basis.Kultur.Wien und WIR SIND WIEN.FESTIVAL als Co-Host zu erstellen.

Zu verwendende Hashtags: #wirsindwien / #wirsindwien2023 / #wirsindwienfestival

Ist die Veranstaltung nicht eindeutig als WIR SIND WIEN.FESTIVAL Veranstaltung zu erkennen, kann das zum Entzug der Projektunterstützung führen.

ERSTELLUNG VON DRUCKWERKEN DURCH BASIS.KULTUR.WIEN
Deadline: 20. April 2023

  • Pro Projekt können 500 Stück A6 Flyer, 5 Stück A2 oder 200 Stück A3 Plakatevon Basis.Kultur.Wien produziert werden.
  • Die druckfähigen Unterlagen sind von den ProjektpartnerInnen bereitzustellen.
  • Falls Flyer/Poster selbst produziert werden, erfolgt die Druckfreigabe durch Grafik / Mag. Ewa Kaja, kaja@basiskultur.at & Produktion / Andrea M. Junker junker@basiskultur.at

BEWERBUNG DER VERANSTALTUNGEN DURCH PROJEKTPARTNERINNEN
Die ProjektpartnerInnen verpflichten sich das Werbematerial zeitgerecht bei Basis.Kultur.Wien abzuholen oder selbst zu erstellen und zu verwenden:

  • Im Vorfeld wird um Verteilung und besonders um Auflage in den Veranstaltungsräumen ersucht.
  • Am Veranstaltungstag sind die zur Verfügung gestellten Festival-Programmhefte und Werbemittel gut sichtbar aufzulegen bzw. anzubringen.
  • Fahnen und Ständer für Flyer/Programme werden zur Verfügung gestellt und sind am Vortag der Veranstaltung bei der Basis.Kultur.Wien, Vogelweidplatz 9, 1150 Wien abzuholen und am folgenden Tag wieder zubringen!

Ist die Veranstaltung nicht eindeutig als WIR SIND WIEN.FESTIVAL Veranstaltung zu erkennen, kann das zum Entzug der Projektunterstützung führen.

BEHÖRDENANMELDUNG / Co-Veranstaltungen WIR SIND WIEN.FESTIVAL
Deadline: 15. März 2023

  • Die Anmeldung bei der MA 36 (auch evtl. Eignungsfeststellungen und Sperrstundenerstreckung), sowie Anträge bei weiteren Behörden (MA 46/42 oä.) hat rechtzeitig durch die ProjektpartnerInnen zu erfolgen.
  • Die Einreichunterlagen sind vor der Meldung mit der WIR SIND WIEN.FESTIVAL-Produktionsleitung abzustimmen.
  • Der Behördenantrag bei der MA 36 und evtl. anderen Magistratsabteilungen muss nach dem Veranstaltungstitel den Zusatz  „Im Rahmen vom WIR SIND WIEN.FESTIVAL“tragen, damit die Kosten von Basis.Kultur.Wien erstattet werden können!
  • Kopien der Einreichunterlagen und Bescheide sind an Basis.Kultur.Wien / junker@basiskultur.at zu übermitteln!

DURCHFÜHRUNG DER VERANSTALTUNGEN / SCHLECHTWETTERTERMIN
Die ProjektpartnerInnen verpflichten sich, die Veranstaltung wie vereinbart durchzuführen.

  • Absagen erfolgen ausschließlich nach Absprache und durch die Basis.Kultur.Wien.
  • Im Falle einer Absage wegen Schlechtwetters können maximal 50 % des Brutto-Künstlerhonorars ausbezahlt werden.
  • Schlechtwetter-Ersatztermine sind gewünscht und müssen vor Drucklegung des Programmes festgelegt werden. In diesem Fall entfällt das „Absage-Honorar“.
  • Jede Änderung bedarf der Genehmigung der Basis.Kultur.Wien.

AKM

  • Für die im Rahmen des Festivals stattfindenden Projekte mit freiem Eintritt werden die AKM-Gebühren von Basis.Kultur.Wien übernommen.
  • Die Titel- & Autorenlisten müssen von den ProjektpartnerInnen der AKM übermittelt werden.
  • Veranstaltungen mit Eintritt, freier Spende oder sonstigem Entgelt können nicht Teil des Festivals sein.

ABRECHNUNG / DOKUMENTATION DER VERANSTALTUNGEN
Deadline: 31. August 2023

Die ProjektpartnerInnen verpflichten sich, das Projekt zu dokumentieren. Dies ist Teil der Abrechnungsrichtlinien. Folgende Unterlagen sind nach Abschluss der Veranstaltungen gemeinsam mit der Abrechnung an Basis.Kultur.Wien zu übermitteln:

  • detaillierter Projektbericht
  • Besucherstatistik (Anzahl Besucher weibl./männl. – geschätzt)
  • Bildmaterial
  • Die Abrechnung erfolgt durch Vorlage aller Originalbelege, die in einer Saldierungsliste erfasst werden müssen und/oder der Vorlage der entsprechenden Honorarnoten/Rechnungen und zugehörigen Überweisungsbelege.

Bitte senden Sie alle Rechnungen/Honorarnoten per E-Mail an rechnung@basiskultur.at

Wird die Förderung nicht widmungsgemäß verwendet bzw. nicht ordnungsgemäß abgerechnet, fordert Basis.Kultur.Wien den Betrag zurück!